Quand un rappel est-il envoyé ?

Un rappel peut être généré lorsque le délai de paiement défini pour une facture est dépassé. Vous pouvez définir vous-même dans les paramètres à partir de quand le système de relance doit signaler qu'une facture doit faire l'objet d'un rappel.

Vous pouvez définir ce paramètre sous Préférences -> Finances, dans l'onglet Règles de relance. Vous y définissez le délai d'attente à compter de l'expiration de la date de paiement.

À cet endroit, vous pouvez également personnaliser vos textes de relance si vous ne souhaitez pas utiliser les textes prédéfinis.

Relance

Pour créer un rappel, rendez-vous dans le menu Finances -> Gestion des rappels.

Les factures en souffrance s'affichent alors.

Remarque : voir également la section « Rappels groupés » ci-dessous.

Sélectionnez maintenant la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel, puis cliquez sur « Envoyer un rappel ».
Si vous souhaitez afficher les détails et l'historique des paiements d'une facture, vous pouvez le faire à l'aide de l'icône située à gauche.

Le processus de relance pour cette facture est lancé dès que vous cliquez sur le bouton « Relancer » en haut à gauche.

Il vous sera demandé si vous souhaitez créer le rappel. Vous pouvez alors saisir un commentaire concernant le rappel que vous venez de créer, si vous le souhaitez.

Les rappels déjà créés peuvent être  .

Si vous souhaitez imprimer le bulletin de versement avec le rappel, vous pouvez le faire en cliquant sur « Joindre le bulletin de versement ». 

Confirmez maintenant en cliquant sur « Oui ». Le rappel correspondant est créé. Vous pouvez désormais imprimer le fichier PDF et l'envoyer au client.

La facture faisant l'objet du rappel disparaît automatiquement de la liste des rappels.

Si vous n'avez pas téléchargé le rappel directement, vous pouvez afficher tous les rappels créés via la vue
« Créer des rappels ». Seuls les rappels déjà créés s'affichent.

Dans la liste des rappels créés, vous pouvez les télécharger à tout moment à l'aide de l'icône de téléchargement.  Triez la liste par date en cliquant sur l'en-tête de colonne. L'en-tête de colonne est alors surligné en couleur. Un nouveau clic inverse l'ordre de tri.

Icône de téléchargement  En-tête de colonne trié

Développez maintenant la ligne correspondante dans la liste pour afficher tous les détails du rappel.

Pour cela, cliquez sur l'icône

 

À l'inverse, vous pouvez afficher les factures à relancer via la vue « Factures échues ».

Relance groupée

La deuxième possibilité consiste à sélectionner plusieurs rappels en cochant la case au début de la ligne. 

Toutes les factures sélectionnées feront alors l'objet d'un rappel. Le niveau de rappel est détecté automatiquement. 

Une boîte de dialogue vous présente un aperçu des rappels qui seront créés. Pour chaque rappel, vous pouvez choisir de générer un bulletin de versement et de saisir un commentaire lors du traitement.

Cliquez sur le bouton « Oui » pour lancer le cycle de relance groupée. 

À la fin, un fichier .zip nommé « Mahnungen.zip » est automatiquement créé et téléchargé. Il contient tous les rappels créés. 

Vous pouvez ainsi, par exemple, envoyer les différents documents au client par e-mail.